ビジネス英語でメールを書く方法!すぐに使える例文集 Part1

英語でビジネスメールを書くには、宛先・書き出し・添付・締めなどのルールを身につけよう

みなさん、こんにちは。
本日はとても簡単な英語でのビジネスメールの書き方をご説明したいと思います。
実はビジネスで使用するメールは決まった言い回しや表現があるので、普通のメールより簡単です。

とてもシンプルにフローを見ていきたいと思いますので、ご安心ください。

宛先の書き方は?

英語では日本語でいう、「OO部長」など役職を入れることはありませんが、敬称としてDr.(博士)やProf. (教授)を入れることはあります。早速、主に使われるものを見ていきたいと思います。

<名前が分からず、ご担当者様とする場合>
To whom it may concern,
Dear Sir or Madam,

<名前が分かっている場合>
Dear Mr. or Ms. Petersen,
Dear Dr. Allan,

上記の場合、最後にカンマを付けるのを忘れないようにしましょう。

書き始めの一文には目的を!

何に関してのメールか、目的を書きます。日本人の文章の特徴として、メールの目的の理由を先に書く傾向がありますが、分かりにくいのでやめましょう。

I am writing;
to make a reservation 予約をするために、メールをしています。
to seek your advice アドバイスを頂くために、メールをしています。

With regards to our conversation yesterday;
I would like to have further information of ~
昨日お話をした件で、~の更なる情報を頂きたくご連絡をいたしました。

I would like to inform you that ~
昨日お話をした件で、~の情報をお伝えしたくご連絡をいたしました。

ここで、悪い例と良い例を挙げてみたいともいます。

× I am going to Osaka from 3rd to 5th October with mother and sister so I would like to book standard room at your hotel.

○I would like to book standard room from 3rd to 5th October for three adults.

このような短い文章ならまだ良いですが、複雑なビジネスメールでこのような書き方をすると非常に分かりにくいです。

要望、問い合わせまたは確認を簡潔に

こちらも同様、何をしてほしいのか、何に関する問い合わせかを簡潔に書きます。

I would like my shipment to be arrived at Tokyo port by next Monday.
貨物を来週の月曜日までに、東京港に着けてください。

Could you please advise (let me know);
if you can come to our office to discuss the budget for next semester?
来季の予算を話し合うために、我々のオフィスに来て頂けますか?

I would like to confirm (know);
if free wifi available at your hotel?
そちらのホテルに無料のwifiはありますか?

情報を提供するときの書き方は?

情報を提供する場合は、主に「I would like to inform you that」や「We are grad to let you know that」を使用します。

I would like to inform you that our annual event will be held at Millennium hotel on 3rd December.
我々の年中行事は12月3日、ミレニアムホテルで行うことをご連絡いたします。

We are grad to let you know that you are promoted to sales manager at Yokohama branch.
横浜支店のセールスマネジャーに昇進したことをお伝えいたします(うれしく思います)。

If you need any further assistance/information, please do not hesitate to contact us.
その他、必要な情報がありましたら、何なりとご連絡ください。

添付書類がある場合は?

書類を添付した場合は日本と同様、「添付をご確認ください。」と一言入れます。

Please see the invoice attached.
請求書を添付しましたので、ご確認ください。

I am sending you the document as you requested.
お問い合わせを頂いた書類を添付いたしましたので、ご確認ください。

I am attaching the quotation for your consideration.
お見積りを添付しましたので、ご検討ください。

締めくくり方は?

日本の「よろしくお願いいたします。」のニュアンスです。

I look forward to hearing from you.
ご連絡をお待ちしております。

Yours sincerely, Yours faithfully,
「Yours sincerely」はメールの始まりがDear Mr. Allanの様に名前が分かっている際に使用、「Yours faithfully」はTo whom it may concern,等相手の名前が分からない時に使用します。

Regards,
Yours sincerely, Yours faithfully,と同じ意味でが、よりカジュアルですので社内でのメールや親しい人に使用します。

まとめ

一通りビジネスメールのフローをご説明しましたが、1から6をカバーできていれば十分です。3の(要望、問い合わせまたは確認)と 4の(情報提供)はその時々でどちらかを選べばいいと思います。複雑な文を書こうとすると、文法も間違ってきますので、最初はシンプルに単純な文章を使用するようにして、徐々に慣れていきましょう!

次回の記事では、「苦情」と「謝罪」をテーマにお届けいたします。ぜひご覧ください。

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SachiyoFujimori

2歳から5年程を東南アジアで過ごし、その後も海外を渡り歩くがやはり日本が一番と実感。現在は東京の製薬会社で主に翻訳を担当。 英語の交渉事はお任せください。

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  1. 2017年 7月 26日

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