ビジネス英語でメールを書く方法!すぐに使える例文集 Part2

ビジネスメールを英語で書く方法Part2は苦情・謝罪のパターンとフレーズ集です

みなさん、こんにちは。

前回の記事では基本的なビジネス英語メールの書き方をご紹介しました。

本日は「苦情」と「謝罪」をテーマにご説明したいと思います。こちらもビジネスで使用する表現は決まっていますので、覚えてしまえば簡単です。

苦情ははっきり簡潔に

いつもそうですが、何に対しての苦情かを最初に書きます。

「I would like to lodge a complaint」や「I am writing to express my dissatisfaction」で書き始めると相手も苦情だな、とすぐに分かりますね。「lodge a complaint」で苦情を申し立てる、の意味ですので、覚えておくと便利です。

I would like to lodge a complaint regarding the bad service received by your staff.
そちらのスタッフの一人により受けた悪いサービスの件で、苦情のメールを致しました。

I am writing to express my dissatisfaction with your item number 045YO which we purchased under PO# 20170122. It was not only delay in shipment but also 50% of them were damaged and basically useless.
オーダー番号 20170122でオーダーしたアイテム番号045YOの件でご連絡をしています。こちらのオーダーですが到着の遅れだけではなく、商品の半分がダメージを受け使い物にならなくなっています。

上記の例の様に、オーダー番号やアイテム番号が分かる場合は必ず書きます。また、確認のためのメールが何度も飛び交うことに無いように、簡潔に詳細を書きましょう。

よく使う謝罪の表現は?

苦情に対する謝罪の例文です。こちらも表現が大体決まっており、主に下記の例文を使用します。

We would like to apologies for any inconvenience caused.
ご迷惑をお掛けし、申し訳ございませんでした。

Please kindly advice what we can do to compensate the damaged items.
破損した商品のお詫びとして、我々になにかできることはありますか?

We will make sure not to happen again in the future.
今後このようなことが起こらないよう、努力いたします。

二番目の例文は、通常あまり使用しませんが、相手があまりにも怒っていている場合には使用しても良いと思います。
基本的にこの例文を使用する前に、こちらから相手が納得しそうな解決方法を提案します。
せっかくですので、その際使用する例文を見ていきたいと思います。

苦情解決のための提案

大きな問題になる前に、こちらが何をできるか提案しましょう。
あいまいな表現はせず、出来る事と出来ない事を明確に書きます。

With regards to damaged items, we are sorry to inform you that we are unable to compensate all charges as your request. Instead, we could cover half of your shipment cost from next shipment.
破損した商品の件ですが、全額負担はできかねますが、次回の出荷費用の半分を負担させていただきます。ご希望に添えず申し訳ございません。

Please accept our sincere apology for the bad service provided by one of our staff. We would like to send you $20 voucher for your next visit. We hope to see you again at our restaurant.
我々のスタッフの悪いサービスにより、不快な思いをさせてしまい申し訳ございません。次回お使いいただける$20のチケットをお送りしますので、是非またお越しください。

まとめ

最初にご説明しましたが、ビジネス英語で使用する表現は大体決まっています。

こちらから苦情を言う場合にも、4W1H {Who(誰が) What(何を) When(いつ) Where(どこで) How(どのように)}を基に考えると分かりやすい文章になります!

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SachiyoFujimori

2歳から5年程を東南アジアで過ごし、その後も海外を渡り歩くがやはり日本が一番と実感。現在は東京の製薬会社で主に翻訳を担当。 英語の交渉事はお任せください。

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