完璧な英文メールを書くためのルールと例文フレーズをご紹介!

ビジネスに必須の英文メール。ビジネス英語初級者でも簡単にメールが書けるルールとフレーズをご紹介します!

みなさま、こんにちは。
段々と日が長くなり春の訪れを感じますね。
本日は、最初に完璧な英文メールを書くためのルールをご説明いたします。その後、苦情等、各場面で使える便利なフレーズをご紹介します。シンプルですが、とても重要な事ですので丁寧に説明していきたいと思います。

完璧な英文メールを書くためのルール

ルール1. 明確に

明確に英文メールを書くには次の三点を心掛けましょう。
•文章は短く
•シンプルな語彙を使用する
•正確な文法

ルール2. 簡潔に

一つのメールに多数の事項を書くのではなく、可能な限り一つのトピックに絞ります。
メールの趣旨を最初に書き、何を伝えたいのかを簡潔に書きます。
分かりやすいのは、 相手に何を伝えたいか、何をしてほしいのか考えながら書くことです。

ルール3. 件名

みなさんは毎日何件の英文メールを受け取りますか?特に営業でメールを送る方は、相手が読みたくなるような件名を考えることが重要です。メールを本文を読みたくなるような件名には、4 U’s が必要です。これはネイティブに学んだテクニックですが、件名はUnique, Urgent, Useful, Ultra-specificでなければなりません。

• ユニーク(Unique)
• 至急(Urgent)
• 価値がある・便利(Useful)
• 詳細(Ultra-specific)

メールの件名は一目でメールの内容が想像でき、分かりやすいものである必要があります。いつもUrgent を使っていたり、ユニークすぎるとジャンクメールだと思われることがありますので、気を付けましょう。

ルール4. 礼儀正しく

特にビジネスメールには感嘆符や大文字を多く使用することは避けましょう。感嘆符や大文字は感情的になっていたり、怒っている印象があります。特にたくさんの人にccが入っていたり、あなたの送ったメールが他の人に転送される可能性も考えて、常に丁寧なメールを送る事を心掛けましょう。

ルール5. 適切なフレーズを使用する

良いメールは簡潔である必要がありますが、簡潔すぎて短すぎるのも問題です。適度な長さ、句読点、礼儀正しさを守りさえすれば、ビジネス英語の場合はフレーズ(フォーマット)が決まっていますので、下記を参考にすればよいでしょう。

1. 宛名
2. オープニング
3. エンディング
4. クロージング

1. 宛名
親しい友達へ送るメールの場合は、Hello, Hi , Hey等でも良いですが、ビジネスメールの場合は必ず下記の様に Dear を使用します。

• Dear Sir or Madam (担当者の名前が分からない場合)
• Dear Mr. Smith
• Dear Jim (インフォーマル)

複数の人あてのメールには下記を使用しましょう。
• Dear all (フォーマル)
• Hi everyone (インフォーマル)

2. オープニング
メールのオープニングはとても重要です。下記の様に何のためのメールかを一行ではっきり書きましょう。

• I’m just writing to clarify…
• Just a (quick) note to confirm
• Just a short note to follow up on…
• I’m (just) writing to let you know about….
• Just a (quick) note to update all of you for…

添付文書がある場合は、下記の様な文章で添付がある旨を伝えると丁寧です。
• I’ve attached…
• Please find attached…
• I’m attaching…

3. エンディング
エンディングは返事が欲しい等、相手に求めることを記載します。
• I look forward to hearing from you.
• Looking forward to hearing from you.
• I look forward to your reply.
• Hope to hear from you soon.
「その他ご質問等ございましたら、何なりとお申し付けください」等を言いたい場合は、下記の2例を使用します。
• Do not hesitate to contact me if you need any assistance.
• Let me know if you need anything else.
相手からのアクションが必要でない場合は、下記の2例で締めくくります。
• Thank you for your help/assistance.(返信等が必要ではない場合)
• Have a nice day/weekend. (返信等が必要ではない場合)

4. クロージング
宛名の様に、相手とどのような間柄にあるかでクロージングが決まります。
• Sincerely (フォーマル)
• Kind/Best/Warm regards (フォーマル)
• All the best(インフォーマル)
• Best(インフォーマル)
• See you (soon) (インフォーマル)
• Take care(インフォーマル)
• Bye (for now) (インフォーマル)

ビジネスメールの各場面で使える!例文フレーズをご紹介

次に、場面ごとの例文を見ていきたいと思います。
ビジネスメールは主に、情報を提供する又は、情報を受領(尋ねる)メールのどちらかです。

問い合わせに答える

ここでは、問い合わせに答える際に使えるフレーズをご紹介します。
• Thank you for your interest.
• Thanks for choosing…
添付ファイル等で情報を送りながら、下記の様なフレーズを加えても良いと思います。
• We hope you find this satisfactory.
• We hope you are happy/satisfied with this.

例えば、窓の入れ替えにかかる料金の問い合わせには、下記の様な返信をします。最初にご説明したオープニング、添付のお知らせ、エンディングが使われていますね。

I’m writing to respond to your inquiry about the cost of installing windows in your house (オープニング).
Please find our price list attached (添付ファイル).
Do not hesitate to contact me if you need any assistance.
Thank you for your interest in Acme Enterprises (エンディング).

情報提供

相手に情報を伝えたい場合は、下記の様なフレーズを使用して明確に記載します。

• I’d like to inform you of…
• I’m writing to tell you about…
• Just a note to say…
• Just to update you on…

親しい間柄では下記の様なフレーズを使用しても良いでしょう。
• Here’s the low-down on…
• FYI: This is to let you know… (FYI For Your Information.はご参考までにという意味です)
• Hope this helps.

「ご質問等ございましたら、何なりとお申し付けください」等の意味で下記を付け加えてもいいですね。
• Let me/us know if you need anything else.
• Let me know if I can help you further.

スケジュールの確認

スケジュールの確認をするためのメールは下記のフレーズを使用します。

• I’d like to confirm…
• Just writing to confirm…

親しい間柄で、特に曜日等を指定したい場合は、
Tuesday is good for me. , と書きましょう。

良い締めくくりは、
Looking forward to seeing/meeting…, と書きましょう。

予定の変更

急な予定の変更は下記の様なフレーズを使用します。

• I’m sorry but I can’t do/make Tuesday…
• This is to let you know that I’ve had to put off/postpone…
• I’m writing to call off/cancel…
• I’m afraid I can’t make/manage Wednesday. How about Friday instead?

変更の理由を書く必要はありませんので、簡潔に相手の予定を聞き、リスケジュールをしましょう。

メールに返信をする

メールに返信をする場合は、下記の様なフレーズから始めます。

• Thanks/Thank you for your email…
• In reply to your email, here are …
• Re: your email, I …

添付がある場合は
You’ll find ___ attached, と書きましょう。

調べ物をするなど、今すぐには返答できない場合は、
I’ll get back to you ASAP. (ASAP はAs Soon As Possible.の略語でなるべく早くという意味です) と書きましょう。

良いお知らせ

良いお知らせは誰でも嬉しいものですね。良いサービスを受けたりした時や誰かを褒めたい時には pleased, happy ,delighted 等の単語を使用し、どんどん褒めましょう。

• I am/We are pleased to inform you…
• I’m happy to tell you…
• You’ll be happy/delighted to hear that…

悪いお知らせ

誰も悪いお知らせは聞きたくないものですが、書かなくてはいけない場合には決まった語彙、 regret, sorry, afraid, unfortunately等を使用し、下記の様に書き始めます。

• We regret to tell/inform you…
• I’m sorry, but…
• I am afraid that…
• Unfortunately…

苦情

苦情は感情的にならず、読み手にも悪い印象を与えないように明確に詳細を書きましょう。書き始めで苦情だと分かりやすい様に、下記の様なフレーズで開始します。

• I’m writing to complain (about…)
• I was disappointed to find/hear…
• I’m afraid that…
• Unfortunately …

問い合わせ

問い合わせをする時は丁寧な聞き方を心掛けましょう。

• I am interested in receiving/finding out…
• I would like to receive…
• I would be grateful if…
• Could/Can you please send me…?
• Would you be able to (help)…?
• Can you help?

早く返信が欲しい場合は、はっきりと
I’d appreciate a reply ASAP.と書きましょう。

頼み事

何かを送ってほしい等の頼み事は、下記の様なフレーズを使用します。

• Can you send ___ to me by Friday, please?
• Please get/keep in touch.
• Keep me posted.

頼み事の時は特にpleaseを付けることを忘れないことです。

良く使われる略語

ASAP,BTW,FYI等はメールでよく目にする略語です。フォーマルなメールではあまり使用しない方が良いと思いますが、社内や同僚の間柄では使用しても良いでしょう。

ASAP: As Soon As Possible
BTW: By The Way
FYI: For Your Information

良い英文メールのためのチェックリスト

英文メールを送る前に、下記の7つができているか確認をしましょう。

• メールの内容にあった件名になっていますか。
• 宛名に間違えはありませんか。
• 最初の一文でメールの目的が分かりますか。
• 読みやすく、簡潔な文章ですか。
• 添付がある場合は、その旨が書かれていますか。
• 問い合わせの返信の場合は、簡潔にかつ明確に説明がされていますか。
• 簡潔なクロージングですか。

これができていれば、完璧な英文メールです!

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SachiyoFujimori

2歳から5年程を東南アジアで過ごし、その後も海外を渡り歩くがやはり日本が一番と実感。現在は東京の製薬会社で主に翻訳を担当。 英語の交渉事はお任せください。

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