ビジネス英語でアポイント!メールや電話が楽しく進められるコツ

ビジネス英語のアポイント。明日から意識できるメールや電話のコツ!

仕事、英語、アポイント。この三拍子が揃うと、苦手だな~と感じる人は多いのではないでしょうか。
慣れればこなせるというのは紛れもない事実ですが、その慣れるまでが問題ですよね?
明日からのビジネス英語のアポ取りがちょっとラクに感じられるコツをご紹介していきます。

ビジネス英語でアポイント!3つの鉄則

ビジネス上でのアポイントを取る際の3つの鉄則をご紹介します。英語の電話やメールでのアポイントに苦手感がある方も、少し慣れてきた方も覚えておきたいポイントです。

省かない

ビジネス上でのスピード感は大切なことですが、行き過ぎは禁物です。
時間や手間がかかることを気にして、必要なことまで省かないようにしましょう。

たとえば、電話での確認のための復唱。
英語での電話だと余計に時間がかかると感じて確認を避けていませんか?
自分にとっても、電話の向こうの相手にとっても、「OK, Thank you.」と、ササッと終わらせてしまったほうが手短でいいような気もしますよね。

実は、逆です。ビジネス×英語×電話だからこそ、復唱は必要不可欠となります。

とくにアポイントでは、コンタクト情報、時間、曜日、場所などで行き違いが起こりやすいです。復唱は、認識違いで双方のその後のスケジュールに影響が出てしまうことを防ぐ対策。内容の正確性も高まり、行き違いのリスクを軽減できるのです。

また、相手が伝えたいことをきちんと受け取ったことを明確にして、安心感を与える行為でもあります。

復唱の際には、Let me repeat ~.という表現もよく使われます。
ある有名企業の女性との電話で、あらためて聞いてもいいですかと尋ねられることなく、I repeat.(繰り返します)と言われ、自然に私の名前と電話番号を確認されたことがあります。とってもスムーズな印象を受けたのを覚えています。I repeat. なら簡単ですよね。これが自然に行われる背景には、確認はネイティブでも当たり前のことなので躊躇する必要はないと感じた経験でした。

聞く努力

伝えなきゃ!話さなきゃ!スピーキングに自信がない人ほど、自分の話に意識が向きがちではないでしょうか。コミュニケーションは相手ありき。悪気がなくても相手の話をスルーするのは、かなり危険です。話が噛み合わなくなり、コミュニケーション自体が成り立たないからです。

また、アポイントを承諾してもらうことに集中しすぎて、自分の情報を詰め込みやすい点にも注意が必要です。電話で相手の反応を無視した押しのトーク、英単語のぎっしり詰まった読書型メール。アポイントを断られる確率はうなぎのぼり、しかも、訪問した際に活用できそうな有効な情報すら聞き逃す可能性があります。もったいない結末、苦手感はアップ、モチベーションも落ちるでしょう。

自分の話は聞かれたら答えるくらいの余裕を持っておくことも大切かもしれません。

簡潔に!

アポイントをとるときに大切なのは、要件を簡潔に伝えることです。
電話でもメールでも長くなるとアポイントの取れる確率は下がる確率が高くなります。

電話でのアポイントなら伝えることを書き出してみると、さらに短く、わかりやすくなる箇所が見つかります。簡潔な会話で一本の電話の時間短縮が可能。また、最低限伝えるべきことを把握しておくと、話しすぎの防止にもなり、同じ時間を費やしたとしても、相手に話をさせる意識を保てるでしょう。

メールなら、言葉選び、文章構成を意識します。実は、この簡潔にする作業、スキルもテクニックも必要で時間が掛かります。一回一回のアポイントメールをトレーニングにして、簡潔なメールを短時間に書けるよう腕を磨いていきましょう。

ビジネス英語でアポイント:電話編

相手が見えない電話では、英語のスピーキングの難易度が高く感じられるものです。アポイントを電話で取り付けるときに気を付けておきたい点をチェックしていきましょう。

見えない同士で意識する順番

ビジネス上の英語での電話のシンプルな流れを覚えておきましょう。
相手への気遣いでもあるので基本に忠実に、ゆっくり進めて大丈夫です。

1.相手の確認

間違って掛けている可能性もありますし、代表電話や受付など話したい相手本人でないこともあります。最初に会社名や名前を確認しましょう。いきなり、May I speak to Mr.○○?で始めないことがポイントです。相手が受話器を取るとき「○○です」と会社名を言うのが一般的ですが、一回で聞き取れることは稀。聞き直してOKです。

2.自分を伝える

氏名、会社名、役職や部署などを伝えます。すでに接点のある相手であれば会社名だけでもいいでしょう。取次ぎが必要な場合、スペルを聞かれることが多いです。わかりやすい伝え方を練習しておきましょう。

3.電話の目的を伝える

どんな目的で電話をかけたのかを簡潔に伝えます。「○○さんと話したい」だけでなく、「○○について話したい」が適切です。
例:I would like to speak with Mr. Cohen, to discuss A project.

メモは項目を準備しておく

英語の電話では、伝えることのカンニングペーパーを用意する人も多いですよね。相手の話でメモが必要になりそうな項目を書いたフォーマットの用意を追加してみはいかがでしょう。
こちらの話や質問だけだと、こちらの話で終始しがちですが、相手の話や質問も想定することで会話の質も良くなるようです。

あらかじめ用意した場所に書き込めば、電話中も落ち着いてメモが取れます。
聞き逃している項目もひと目でわかりますし、あとの伝達やまとめもラクになるはずです。

丁寧さより意思表示

英語での電話では、自分の意思を相手に早く明確に伝えることを優先しましょう。丁寧さよりも、YESなのかNOなのかが重視され、理解し合いながら一緒に話を進めるのが英語の特徴だからです。

丁寧な表現をしようとすると一文も長めになります。「で、結局どっちなの?」と相手を戸惑わせる、間違って伝わる可能性が高まります。スムーズに話を進めるためにも、短い意思表示で対応しましょう。

はっきり!大きな声!は状況次第

英会話では、「はっきりと大きな声」でとアドバイスされますよね。ただ、ビジネス、電話、アポイントのシーンでは、必ずしも当てはまらないと思います。確かに、モゴモゴした聞き取りにくい声ではいけないのですが、電話の声は加減が必要。とくにアポイントでは、やや低めのトーンのほうが落ち着いた印象を与え、相手の聞き心地もいいようです。

日本企業の電話対応は声をワントーン上げるのが主流ですが、海外は逆です。

すべてとは言い切れませんが、プライベートでもビジネスでもワントーン下げる人が多いです。大きな声も元気すぎると、押しの売り込み、いかにもセールス、ときにはガサツな印象を与えることもあるようです。

ビジネス英語でアポイント:メール編

ビジネス英語を学んでいる方は、英語の3Cをご存知かもしれないですね。
英語の3Cとは、Clear(明確)、Correct(正確)、Concise(簡潔)のこと。
英語のライティングの大切なポイントなので心に留めておきましょう。

その上で、以下にご紹介する点も意識してみてください。とくにメールのやり取りに時間がかかってしまうという人には、ぜひ知っておいてほしいポイントです。

ビジュアルに気を配ってみる

メールの見た目に気を配ると、自然に3Cもクリアしやすくなります。
相手がメールを見るアプリやデバイスの画面などにも配慮して、徹底的に見た目の良さを追求してみましょう。見た目の条件は、簡潔、短い、読みやすいこと。一文の長さや改行箇所も工夫してみてください。アポイントへの反応を左右するかもしれません。

タイトルは、単語数で3~6語、アルファベットの数で言うと30文字が理想ともいわれています。大文字と小文字の使い分けも見た目に影響するようです。
例:
○ Meeting Request:WWW Ltd. – Sales – Kim Share
× Meeting request:WWW ltd. – sales – kim share

箇条書きにするとスッキリ

日本語でのメールでもよく使われる箇条書きは、英語でも有効です。
文章から削れる部分が多いので一文を短くするのに効果的な手法なのです。
メールの読み手にとっても読みやすく、記憶にも残りやすいというメリットがあります。

英語の箇条書きのポイントは以下の通りです。
・始めの単語の品詞を揃える
・一文の長さをできるだけ同じに
・大文字と小文字の使い方も統一
・題目文の後には「:(コロン)」

Meeting topics will be as follow:
・Introduce new products
・Report your stats on January
・Suggest KAIZEN points

選択肢の活躍度は侮れない

アポイント時に絶対に必要になるのがスケジュール調整。アポイント依頼の際には、いくつかの日時の選択肢をはじめから提示することで「どうですか→ダメ→どうですか→ダメ…」の手間を一気に省けます。
これは、アポイントを依頼された側でも使えますし、アポイント以外で「何かを尋ねる」場面でも応用できるとおもいます。その選択肢を提示するときは、もちろん箇条書きが適しているでしょう。

まとめ

英語でのアポイント取りの基本から、電話アポイント、メールアポイントをそれぞれに分けてポイントをご紹介しました。ひとつでも、「それは意識してなかったな~」というものがあったら、試してみてくださいね。
皆さんのアポイント取りがスムーズに楽しくなっていくことをお祈りしています!

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Kan

英語は私の世界を広げてくれるもの。 本当はツールでしかないのですが、ツールで片づけられない影響力。 英語の勉強も英語での経験も面白い! そんな経験をシェアできたら、嬉しいです。

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