ビジネスで必須!英語でアポイントを取るには?メールと電話のフレーズご紹介!

電話とメールで使える!ビジネスアポイントの英語フレーズをご紹介!

みなさま、こんにちは。
英語でアポイントを取る際、間違え等の不安からメールで連絡を取る方が多いと思います。本日はアポイントの延長など、色々なシチュエーションで使用ができる例文をご紹介していきます。これを読んだ後、電話が苦手な方はぜひ電話に挑戦してみてください。そして間違えを避けるため、日時等は必ず復唱してくださいね!

電話でアポイントを取る

電話でアポイントを取る、アポイントの延長、アポイントのキャンセル、そして違う日付の提案、をご紹介します。最後には会話例を載せていますので、ぜひお試しください。使用するフレーズもフォーマルからインフォーマルまでご紹介していますので、ネイティブらしく同じ部署の親しい同僚には、インフォーマルを使用してみてくださいね。

フォーマル、とても丁寧な言い方

大切なクライアントや目上の方に対しては、下記のフレーズが適しています。
「〇〇さんと(日付)にお会いしたいのですが、ご都合はいかがですか」というニュアンスです。

I would like an appointment with Mr. Smith please. 
If possible, I would like to come by and see you tomorrow?
I was wondering if we could get together on Tuesday?
Could I visit you later today?
Could I meet with you about this?

フォーマル、丁寧な言い方

これらは全般的に使用できるフレーズです。外部の方や社内でも使用できます。
「(日付)にミーティングをしたいと思いますが、よろしいですか?」というニュアンスです。

When would it suit you? 
Can we arrange a meeting?
Do you mind if we get together sometime?
Can we get together and talk about this?
Is there a good time for us to get together on Monday?
Could we meet at 10AM on Monday the 3rd of July?
Is it possible to . . .
I’d like to see you at 11AM next Friday.
Would 4PM next Tuesday be good for you?

インフォーマルな言い方

同じ部内の人や親しい同僚には、下記を使用すると良いでしょう。
「〇〇の件で、少し話さない?」と言うニュアンスです。

I think we should meet. 
Do you think we could get together next week?
Are you free next Monday to talk about next project?

アポイントの延期

アポイントの延期もフォーマルから記載しましたので、シチュエーションごとに使い分けてください。

フォーマル、とても丁寧な言い方

「申し訳ございませんが、ミーティングを(日付)に延期していただきたいと思います。」というニュアンスです。

I wonder whether we can postpone our appointment? 
I am sorry, but I would like to postpone our appointment to next Friday please.
I am wondering if we could postpone our appointment to next week.

フォーマル、丁寧な言い方

「ミーティングを(日付)に延期していただきたいと思います。」というニュアンスです。

Would it be possible to set another date?
I have to postpone our appointment until next week.
Unfortunately, I am double booked on the day we arranged to meet. Would it be possible to make another date? 
Could you change our appointment to next Friday?

インフォーマルな言い方

「予定していた日付にミーティングができなくなってしまったよ。」というニュアンスです。

I am forced to change the date of our appointment. 
I can’t make it tomorrow at 2pm. Can we make it a bit later, say 4pm?
Could we make it a bit earlier/later? 

アポイントのキャンセル

フォーマル、とても丁寧な言い方

「申し訳ございませんが、ミーティングをキャンセルさせていただきたいと思います。」というニュアンスです。

Regretfully, I have to inform you that I will not be able to attend our proposed appointment, and shall therefore have to cancel. 
I’m afraid I have to cancel our appointment for tomorrow.
Owing to…, I’m afraid I have to cancel our appointment.

フォーマル、丁寧な言い方

「アポイントメントをキャンセルさせていただきたいと思います。」というニュアンスです。

I would like to cancel our appointment since I have urgent matter in Osaka.
Can we cancel our appointment for next Friday?
We should cancel our appointment due to flight cancel from Okinawa.

インフォーマルな言い方

「アポイントメントをキャンセルします。」というニュアンスです。

I need to cancel tomorrow appointment.
Sorry but I need to cancel appointment.
Please cancel our appointment.

違う日付を提案

都合が悪く断る場合、違う日付を提案する場合は、下記のフレーズを使用します。

フォーマル、丁寧な言い方

I’m sorry, I’ve got another meeting then.
I’m afraid I can’t, I’m out of town that day.
I wish I could, but I have another appointment.
Next Monday is not good for me, I’m sorry.

インフォーマルな言い方

How about next Friday, instead?
Maybe 11:00 a.m., instead?
How about next month.
That’s fine. I’ll see you then.
That sounds fine/good/great/super to me.
Yes, lets try that.
Perfect, let’s do it then.
Perfect, let’s do that.

電話での会話例(ロールプレイ)

アポイントを取る際の言い回しは大体決まっており、まったく異なったシチュエーションになる事はありません。下記の様なフレーズを想像しておくと良いですよ。

シナリオ1 通常のアポイント

Keiko: Can I speak to Mr. Shimura please?
Ben: I’m afraid he’s in a meeting
Keiko: I’d like to arrange an appointment.
Ben: I’ll just look in the diary. When’s convenient for you?
Keiko: Would next Wednesday be OK?
Ben: He’s free in the afternoon after about three.
Keiko: I could make it after four.
Ben: So, shall we say 4.15 next Wednesday?
Keiko: Yes, please.
Ben: Ok. See you next Wednesday at 4.15.
Keiko: Thank you.

シナリオ2 相手の都合が悪い場合

Michelle: Mr. Hibberd’s office!
Peter: Hello, can I speak to Brian Hibberd, please?
Michelle: I’m afraid he’s in a meeting until lunchtime. Can I take a message?
Peter: Well, I’d like to arrange an appointment to see him, please. It’s Peter
Jefferson here.
Michelle: Could you hold on for a minute, Mr. Jefferson. I’ll just look in the diary.
So, when’s convenient for you?
Peter: Sometime next week if possible. I gather he’s away the following week.
Michelle: Yes, that’s right, he’s on holiday for a fortnight.
Peter: Well, I need to see him before he goes away. So, would next Wednesday be
okay?
Michelle: Wednesday …let me see … he’s out of the office all morning. But he’s
free in the afternoon, after about three.

シナリオ3 アポイントがキャンセルになる場合

Henry: Hello, Mr. Zain? This is Henry Chu over at Hitachi.
Mr. Zain: Hello Henry, what can I do for you?
Henry: I was wondering if we could get together on Tuesday to talk about your orders.
Mr. Zain: Tuesday sounds fine to me, what time is good for you?
Henry: How about 2 p.m.?
Mr. Zain: I’m sorry, I’ve got to meet with Mr. al Ghazi then, but any other time is fine.
Henry: Can we try 3 p.m. then?
Mr. Zain: That’s perfect, see you then.
Henry: Thank you Mr. Zain, I’ll see you Tuesday then, at 3 p.m.
(数日後)
Henry: Hello, Mr. Zain. I am sorry, but I need to cancel our appointment due to my business trip.
Mr. Zain: Ok, sure. Call me when you are back.
Henry: Ok, thank you.

メールでアポイントを取る

次はメールで良く使用するフレーズをご紹介したいと思います。メールは短く簡潔に、不必要な情報は書かないようにします。アポイントの取り方のフレーズは、電話もメールも似ているので簡単に覚えられると思います。

英文メールで必要な事

どんなシチュエーションでも英文メールには以下の6点は欠かせません。
メールの例文も載せましたので、ご覧ください。

1. 自分の会社名、住所、電話番号、メールアドレスの情報
2. 敬称付きの相手の名前 (必要な場合は社名とポジション)
4. メールの目的:
例:I am writing to arrange an appointment with you in the upcoming week.
5. アポイントの目的:
例: The purpose of the appointment is to discuss the promotion in the Sales department, I would like to be considered for this promotion.
6. 相手の都合を聞く:
例:If you are interested in discussing the promotion further with me, please tell me a time that is convenient. I am very excited about this new opportunity.
7. エンディング:
例:Thank you for your time. I am looking forward to hearing from you and arranging a meeting.
Yours sincerely/faithfully,

Email:
Dear Mr./Mrs. Smith,
I would like to arrange an appointment with you to discuss our shipment cost. I feel that a meeting would be extremely beneficial for our business relationship.
I am available anytime during next week, please let me know when it is convenient for you for discussion.

Thank you for your time.

Kind regards,
Keiko Saito
ABC Company
XXX Chiyoda-ku
Tokyo, Japan 123-4567

アポイントの目的

フォーマル、とても丁寧な言い方

「〇〇の件でアポイントを取らせていただきたいと思いますが、ご都合はいかがでしょうか。」というニュアンスです。

I would like to arrange an appointment to discuss for quotation.
Please would you indicate a suitable time and place to meet?

フォーマル、丁寧な言い方

「〇〇の件で(日付)にお会いできますか。」というニュアンスです。
Can I see you sometime next week to talk about our new hiring?
Would it be possible to meet on 13th July at your offices to discuss for our project?

インフォーマルな言い方

「〇〇の件で会える?」というニュアンスです。多くの会社では、社内ではチャットを使用している所が多いと思います。このような簡単な文書はチャットにも使用できます。

Shall we sit together and have a discussion before my business trip?
Can we meet (up) to talk about shipment cost?

ここで注意したいのが、「discuss」を使用する際、多くの方が「discuss about」と書くことです。この間違えは本当いのですが、きっと日本語の「〇〇について話し合いたい」から来ていると思います。Discussを使用する場合は、「Have a discussion about 〇〇」としましょう。

スケジュールの提案と返信

フォーマル、丁寧な言い方

Thank you for your email. I would be available to discuss…. on (日付) at (時間と場所).
返信;
Unfortunately, I will be away on business during the week of July 6 – 11, so I will be unable to meet you then. However, if you were available in the following week, I would be glad to arrange a meeting with you.

インフォーマルな言い方

Tuesday sounds fine. Shall we say around (時間) at (場所)?
返信;
I will be out of the office on Wednesday and Thursday, but I will be available on Friday afternoon.

アポイントのキャンセル

フォーマル、丁寧な言い方

Unfortunately, due to some unforeseen business, I will be unable to keep our appointment for tomorrow afternoon.
I like to know if you are possible to arrange another time later in the week.
I apologies for any inconvenience.

インフォーマルな言い方

I’m afraid that I have to cancel our meeting on Wednesday, as something unexpected has come up.
Would you be free to meet early next week?
I’m sorry about cancelling.

アポイントの確認

フォーマル、丁寧な言い方

Please confirm if this date and time is suitable / convenient for you.

インフォーマルな言い方

Can you let me know if this is OK for you?

担当者が分からない場合

セールス等で担当者の名前が分からない場合は、下記例文の一番上の文書を添えましょう。
I am(名前)and I would be interested to meet you to have discussion about our budget for next semester.
I would be grateful if you could indicate a convenient time to meet during this week.
I look forward to hearing from you.
Sincerely yours,
Keiko Saito
ABC Company
XXX Chiyoda-ku
Tokyo, Japan 123-4567

まとめ

みなさま、いかがでしたか。

アポイントの英文は電話でもメールでもあまり変わりはありませんが、慣れないうちは間違えが無いようにメールをお勧めします!

The following two tabs change content below.

SachiyoFujimori

2歳から5年程を東南アジアで過ごし、その後も海外を渡り歩くがやはり日本が一番と実感。現在は東京の製薬会社で主に翻訳を担当。 英語の交渉事はお任せください。

あなたにオススメの記事

  1. 英語のビジネスメール 知っておくべき一つの鉄則とは?

  2. 英語で手伝って頂けますか?手伝いましょうか?を言う方法

  3. ビジネス英会話のキャッチボール、これで完璧!

  4. 経営者の方必見!英語でミーティング(後半)

  5. 苦手意識はなくせます!英語で会話を続ける方法

  6. 英語で電話を受ける時に知っておくと便利な定番フレーズ7選!

  7. 日本について語る、英語の雑談のために!8月編

  8. シンガポールで暮らしてみればー海外就職 vol.6

  9. 英語でお花見から葉桜まで、桜の事を何でも説明!

コメント

  1. この記事へのコメントはありません。

  1. この記事へのトラックバックはありません。

Android版リリースしました!

SpeakBuddyを無料トライアルで使う

ブログ更新をメールで受け取る

最新記事を見逃さないように、こちらで登録しておいて下さいね

Twitter でフォロー